كيف أتأكد أن رسالة الشركة مضبوطة الصياغة؟

بما أنّك تُريد توجيه رسالتك إلى الشركة فلا بُدّ من مُراعاة قواعد وأساسيات كتابة الرسائل الرسمية، والتأكد من كتابة الرسالة بلغة سليمة وخلوّها من الأخطاء الإملائية والنحوية والطباعية، وفيما يأتي إليك أهمّ هذه القواعد لكتابة رسالة الشركة مضبوطة الصياغة:

1. موضوع الرسالة

كتابة الموضوع أعلى الرسالة في المُنتصف بخط أكبر من باقي الرسالة.

1. معلومات المُرسَل إليه

كتابة الوصف الوظيفي للمرسل إليه واسمه، وإن كنت توجّه الرسالة إلى قسم مُعيّن، فيُمكنك أن تكتب مثلاً: مسؤولو قسم الموارد البشرية المُحترمون.

1. التحية الابتدائية

كتابة التحية الابتدائية أمر أساسي في الرسائل الرسمية، كأن تكتب مثلاً: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحية طيبة وبعد، وغير ذلك.

1. المتن

كتابة المتن هو الهدف من إرسال الرسالة، فعليك أن تبدأ بالموضوع مُباشرة مع الحفاظ على لغة رسمية ولهجة لائقة ومُحترمة، ويُفضل الاختصار غير المُخل.

1. التحية الختامية

كتابة تحية ختامية أمر مُهم في الرسالة الرسمية، كأن تقول مثلاً: تحياتي، دمتم بخير، احترامي.

1. معلومات المُرسِل

لا تنسَ أن تكتب اسمك ووظيفتك، كأن تقول: موظف العلاقات العامّة فلان الفلاني مع التوقيع إن أمكن.

1. معلومات الاتصال

كتابة معلومات الاتصال فد يكون ضرورياً جداً في بعض الرسائل، لذا لا تنسَ كتابة رقم الهاتف والبريد الإلكتروني، والعنوان، وغير ذلك.