ما العناصر الأساسية لتكوين مكتب ناجح؟

عزيزي السائل، بحسب بحثي واطلاعي على متطلبات إدارة المشاريع وإنشائها، تبين لي أنّ أهم العناصر الأساسية لتكوين مكتب ناجح هي كالآتي:

1. اختيار مكان مناسب للمكتب

إذ يجب أن يكون موقع شركة الاستشارات استراتيجي، بحيث يكون بعيدًا عن المناطق السكنية، وقريب من شركات الاستثمار الأخرى؛ حتى يتمكن الأشخاص من الوصول إليه بسهولة، والعمل على وضع مخططات قبل البدء بالمشروع، وحساب كافة التفاصيل المرتبطة بالمكتب؛ كتكلفة الإيجار، وتكلفة العاملين من؛ مهندسين وإداريين وعاملي النظافة.

1. اختيار مكان واسع

لا بد من أن تكون غرف المكتب من الداخل واسعة بعض الشيء؛ حتى يتمكن العمال من إنجاز أعمالهم بشكلٍ أفضل، فالغرف الصغيرة الحجم والمُكتظة ستنعكس سلبًا على العاملين وتؤثر على نفسياتهم وعملهم بشكلٍ سلبي، وبالتالي عدم تحقيق الأهداف المرجوة، بالإضافة إلى اختيار ديكورات خاصة بالمكتب الهندسي، من أجل أن يتضمن كافة الأدوات الهندسية والمشاريع فيه.

1. الموظفون

يجب أن يضم المكتب الناجح عددًا من الموظفين بحسب الحاجة إليهم، كما يجب أن تكون الأدوار المُلقاة على عاتقهم موزعة بشكلٍ صحيح وكلّ حسب اختصاصه، مثل؛ مدير المشروع، والسكرتيرة التي تتولى تنظيم شؤون المكتب، ونائب المدير الذي يحل محل مدير المكتب في حال غيابه، ومدير تسويق، إلى جانب عدد من المهندسين الاستشاريين أصحاب الخبرة في المجالات المطلوبة للمكتب.

وكحد أدنى يجب أن يكون عدد الموظفين في شركة أو مكتب الاستشارات الهندسية كالآتي:

1. 3 مهندسين، سواءً أكانوا مهندسين معماريين أو مدنيين.
2. 2 من مصممي الجرافيك.
3. 2 من المساحين الهندسيين.
4. مسؤول تسويق.
5. مدير إداري (المالك).
6. مدير المشاريع.
7. سكرتير إداري.

هذا في بداية تأسيس الشركة، لكن كلما توسعت الشركة ستحتاج إلى زيادة عدد الموظفين فيها.